Anweisende Dokumentation für WLAN-Systeme Die anweisende Dokumentation für WLAN-Infrastrukturen definiert verbindliche Vorgaben, Abläufe und Verantwortlichkeiten für den sicheren, leistungsfähigen und kontinuierlichen Betrieb von WLAN-Systemen in Gebäuden, Campusstrukturen und Unternehmensnetzwerken. Ziel ist es die IT- und FM-Betriebsverantwortung rechtssicher abzubilden, die Betriebssicherheit und Netzqualität dauerhaft sicherzustellen, Rollen, Zuständigkeiten und Meldewege klar zu regeln, die regelmäßige Wartung, Pflege und Änderung des Systems strukturiert umzusetzen und Anforderungen an Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance zu operationalisieren.
Die anweisende Dokumentation für WLAN schafft die Grundlage für einen rechtssicheren, qualitätsgesicherten und dauerhaft pflegbaren Betrieb. Sie regelt das Zusammenspiel zwischen IT, FM und Nutzenden, dokumentiert Verantwortlichkeiten und Prozesse, und trägt aktiv zur Informationssicherheit, Systemverfügbarkeit und Benutzerzufriedenheit bei.
Geltungsbereich im Facility Management Anweisende Dokumentation im Facility Management alle WLAN-Komponenten (Access Points, Controller, PoE-Switche, Management-Tools),
alle Bereiche des Gebäudes oder Campus, in denen WLAN installiert ist (Innenräume, Außenbereiche, technische Räume),
alle Nutzergruppen (Mitarbeitende, Gäste, Dienstleister, IoT-Endgeräte),
alle organisatorischen Rollen: IT, FM, Reinigung, Sicherheit, Dienstleister, Bauleitung.
Systemübersicht Beschreibung der WLAN-Architektur (Topologie, Komponenten, Standards)
SSID-Struktur und VLAN-Zuweisung je Zielgruppe
Übersicht über AP-Standorte, Segmentierung, Netzabdeckung
Darstellung der Netzverantwortung (aktive/passive Komponenten)
Betriebsvorgaben Wer ist für den Betrieb zuständig? (IT für Logik, FM für Infrastruktur)
Welche Tools werden eingesetzt? (Cloud-Dashboard, Monitoring-Systeme)
Welche APs sind kritisch? (z. B. in Konferenzräumen, Betriebszentrale)
Backup- und Wiederanlaufkonzepte bei Ausfällen
Regelung zur Verantwortungsübergabe bei Urlaub/Vertretung
Wartung und Instandhaltung Sichtkontrolle APs: Quartalsweise durch FM oder Haustechnik
Firmware-Updates: Vierteljährlich oder sicherheitsbedingt durch IT
Funktionsprüfung: Jährlich mit Heatmap oder Stichprobenmessung
Batterieprüfung (falls E-Paper-Schilder angebunden sind)
Dokumentation aller Wartungen im ITSM-System (inkl. Datum, Person, Ergebnis)
Störungen und Support Störungsmeldung durch Nutzer via Ticketsystem oder FM-Ticket
Ersteinschätzung durch IT oder CAFM: physisch vs. logisch
Eskalation bei Netzteil-/Switchausfall → Gebäudetechnik
Notbetrieb (Fallback-Netz, Umleitung, VPN-Ausweichlösung)
Nachbearbeitung im Störprotokoll inkl. Root Cause Analyse
Änderungen und Erweiterungen Wer darf SSIDs, VLANs oder AP-Parameter ändern?
Änderungen an Hardware: nur durch autorisierte Dienstleister
Dokumentation neuer Komponenten inkl. Seriennummer, MAC, Standort
Integration in CAFM / IT-Dokumentation inkl. Kennzeichnung am Gerät
Pflicht zur Nachprüfung der WLAN-Abdeckung bei Umbauten
Sicherheit und Datenschutz WLAN-Authentifizierung (z. B. WPA3, 802.1X, Captive Portal)
Segmentierung von Gast-, IoT- und internen Netzen
Logging von Zugängen (nicht personenbezogen ohne Opt-in)
Vorgaben zur Standortlokalisierung (z. B. Indoor-Tracking DSGVO-konform abschalten)
Umgang mit offenen WLANs / QR-Code-Verteilung
Reinigung und bauliche Eingriffe Reinigung von APs nur trocken / durch Sichtprüfung autorisiert
Kein Anbohren von AP-Halterungen ohne Freigabe
Deckenarbeiten nur mit vorheriger Trennung der PoE-Versorgung
Zugriff auf Netzwerktrassen nur durch IT-Fachfirmen mit FM-Anmeldung
Dokumentation und Archivierung Aktueller Systemplan mit AP-Standorten im CAFM/DMS
Patchpläne mit Port-Nummern / Switch-Zuweisung
Liste aller SSIDs, VLANs, Authentifizierungsmechanismen
Änderungsprotokoll, Versionshistorie
Checklisten für AP-Tausch, Netzplanänderung, Event-Netzbereitstellung
Berechtigte Rollen & Zugriffsrechte Vollzugriff auf Management-Plattform, AP-Konfiguration
AP-Standortübersicht, Reinigungs- und Wartungskoordination
Sichtprüfung, Fehlererkennung, Zutritt zu AP-Standorten
temporärer Zugriff bei Umbau oder Ausbau
Meldepflicht bei untypischem Verhalten (AP blinkt rot etc.)
Schulung und Kommunikation Pflichtunterweisung FM/Technik zu AP-Montage, Reinigungsfreigabe
Regelmäßige Schulung IT-Personal zu Sicherheitsrichtlinien
Schulungsmaterialien für Empfangspersonal (Gast-WLAN-Verteilung)
Intranetseite mit FAQ, Statusanzeige, Self-Service-Link
Rollenspezifische Handbücher (FM, IT, Reinigung, Helpdesk)
Revisionssicherheit & Gültigkeit Jährliche Überprüfung der anweisenden Dokumentation
Freigabe durch IT-Leitung und FM-Verantwortlichen
Versionierung mit Änderungsvermerk
Verfügbarkeit im zentralen DMS/CAFM-System
Zwingende Anwendung für alle laufenden und künftigen Standorte
